日期:2014年01月09日 星期四 农历癸巳年(蛇) 腊月初九
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四川省安徽商会

行政办公秩序管理规定

 1  为培养商会工作人员严谨的工作作风、良好的职业道德、自律的生活习惯,展现商会正规化、规范化、制度化的形象,特制定如下规定。
 2  工作人员仪表规定:
    2.1上班时间,全体工作人员应着装整洁大方,严禁男工作人员留披肩长发和长胡须,严禁女工作人员穿奇装异服;
    2.2 头发梳理整齐,着装干净、熨烫平整,皮鞋亮净;严禁着拖鞋上班。
 3  卡座办公区物品放置规定:
    3.1办公桌:桌面除电脑、水杯、电话、文具、文件和绿色植物外,不允许放置其他物品;
    3.2 辅助桌:放文件盒、少量工具书;
    3.3办公椅:座位及靠背上一律不能放任何物品,人离开时将办公椅置于桌前摆放整齐:
    3.4电脑:电脑主机与显示器联线整齐美观,卡座区内的电脑及主机摆放位置由办公室规定,做到相对统一;
    3.5 废纸篓:罩塑料袋,置写字台下。
 4  办公室物品放置规定:
    4.1办公桌:桌面除商会购置案头用品及电脑外无其他杂乱物品;
    4.2辅桌:桌面除放置文件盒、笔筒、书籍外,不准放其他物品;
    4.3电脑:按照商会办公室的统一规定进行摆放,任何人不得私自进行挪动更改其位置;
    4.4拖柜:配置有拖柜的置于办公桌左(右)桌面下方;
    4.5废纸篓:置辅桌下或隐蔽位置;
    4.6工作人员外套:应挂于商会办公区规定的位置或放入个人衣橱中;
    4.7 饮水机:放指定地点,不得随意移动;
    4.8 报刊:必须上报架,或阅完后放回报刊指定位置;
    4.9手袋:请置挂于衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌椅、茶几、沙发上。
 5  办公语言规定:
    5.1交往语言:您好,早晨好,您早,再见,请问,请您,劳驾您,谢谢,再见;
    5.2电话语言:您好,这里是四川省安徽商会;请问,谢谢,再见;
    5.3接待语言:您好,请稍候,我请示一下,请坐,对不起,请登记,我马上去联系,打扰您一下,好的,行。
 6  办公行为规定:
    6.1 坚守工作岗位,不准串岗闲聊;
    6.2上班时间不得看与工作无关的报刊和书籍、或做与工作无关的事情;
    6.3办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静,爱护商会所配置的绿色植物;
    6.4 上班时间不得在办公室化妆;不得在办公区吸烟;
    6.5接待来访和业务洽谈,请在接待室或会议室进行,私客不得在办公区停留;
    6.6使用接待室和会议室后要做好清洁工作,随时保持接待室和会议室的整洁。一般内部事务不得随意使用接待室;
    6.7不得因私事而用商会电话打长途电话。凡因私事用商会电话打长途打电话,需支付所产生的长途电话费用;
    6.8工作时间不得用商会电脑在网上进行与工作无关的私人聊天;
    6.9未经许可,不得随意使用他人或其他部门的电脑;外来人员未经商会主要领导批准,不准使用商会电脑;
    6.10有关商会部门事宜的所有邮件、电子邮件、传真件和短信的发出,
须经部门主任批准,以商会名义发出的邮件、传真件、电子邮件和短信须报经执行秘书长批准;
    6.11未经执行秘书长批准和部门主任授意,不得索取、打印、复印其他部门的资料;
    6.12 严格遵守考勤制度;
    6.13无工作需要,不能擅自进入部门主任以上人员的办公室、档案室、打字室、财务管理部、会议室、接待室;
    6.14 严禁将危险品、宠物带到商会办公室。亦不得将商会的一切公物带回家私用。
    6.15 商会全体工作人员必须保持24小时通讯畅通,不得以任何理由关闭手机。
 7  下班前必需做好四件事:
    7.1 整理全天的工作资料,将不需要的物品清除。属保密性质的草稿、作废文件、报表资料不得直接放入废纸篓,必须用碎纸机进行销毁;
    7.2 分门别类地将办公物品、文件资料按商会的规定和便于拿取的原则放置好。离开办公室时,办公桌上不得放置任何文件;
    7.3 擦拭办公桌椅、清扫办公区的卫生,将茶水杯、垃圾篓清理干净;
    7.4 关闭电脑主机、显示器和一切电器开关,拔掉电源插头,锁好文件屉柜,关好门窗后方可离开。
 8  本规定从商会颁布之日开始执行,全体工作人员自觉遵守。商会办公室负责实施监督检查。


                                                  会务工作及程序

    四川省安徽商会所召开会议的会务工作由商会秘书处承办,其办理程序如下:
一、会议前期准备工作
  (一)秘书处办公室做出会议总体方案,由秘书处领导召集有关人员开会,研究、布置会议准备工作,视会议规模组织会务组、材料组,安全工作组等若干小组,每项具体工作分解到组,落实到人。
  (二)草拟及发会议通知
    会议通知要写清楚会议名称、时间、地点、主要内容、参加会议人员,需住宿人员报到时间、地点,与会人员报名时间、联系人、联系电话、报名回执、注意事项或要求等。
  (三)会议经费预算
    经费预算包括:经费来源、餐费标准、住宿标准、补助标准、会场场租、印刷费、杂费等。
  (四)联系落实会议所需会场、宾馆
    要控制落实好大会场和分组讨论的会议室,按需住宿人数落实好宾馆的房间,按参加会议人数订餐,安排就餐餐厅等。
  (五)收集与会人员名单
    与会人员名单要把单位、姓名、职务、性别收集清楚,按系统或归口编组,安排召集人、各组记录人。
  (六)印刷会议材料
    落实领导讲话稿及有关会议文件、资料的印刷,文件印制格式为:第一页左上方印上“XX会议文件(材料)之一、之二“……”。
  (七)印制各种证件(出席证或代表证、工作人员证、停车证)和代表编组名册。
  (八)印制会议须知:包括会议日程安排、作息时间,大会及讨论地点,住宿人员就餐办法、地点,会务工作房间、联系电话及其他注意事项。
  (九)落实出席会议及主持会议的有关领导,制作席位卡,安排好座次。 
  (十)联系落实好交通安全保卫工作:包括车辆停放指挥,会议现场、讨论地点、餐厅的通风及防火安全设施等。
  (十一)住宿人员住房安排及到会场交通车辆的落实。
  (十二)按需要准备会议文具(文具包括文件袋、笔、记录本)及会议资料装袋,并提前将资料送到与会领导手上。
  (十三)会议背景墙、会议横幅(会标)的制作。
  (十四)如会议安排参观,要在会前勘察参观点,与有关单位商定参观路线及做好乘车计划(车辆统一编号)、安全保卫及医疗保健工作。
  (十五)如会议安排合影留念,则要联系落实摄影师,排好人员站(座)位,选好(或租借架子)照相地点,指定现场指挥。
  (十六)如会议有颁奖事项,则要落实颁奖领导,商定领、颁奖顺序和行走路线,并预先演习。
  (十七)布置会场(挂横额或会标),摆放席位卡、花卉,检查、试放音响、灯光,准备录音带,检查录音设备。
  (十八)检查领导休息室及领导行走路线(安排专人引导并核实到会领导)。
二、会议期间有关工作
  (一)会议签到(与会人员领取材料、证件、住房卡等)。
  (二)每节会议都要重新落实或确认出席领导。
  (三)收集整理讨论情况并作汇报(必要时出会议简报人)。
  (四)会议期间会务组设专人值班。
三、会议结束后有关工作
  (一)清退有关文件。
  (二)做好财务结算。
  (三)给因故不能出席的领导各送一份材料。
  (四)收集一套完整的会议资料存档。
  (五)小结(本次会议会务成功做法,存在问题及改进措施)。

                                                   印章使用管理规定

1印章种类及使用范围
1.1商会印章种类
商会行政章、商会合同专用章、商会财务专用章、会长名章、商会执行秘书长名章、部门印章、职员名章、专用印章。
1.2商会印章使用范围
1.2.1商会行政章
①以商会名义上报主管机关的报告和其他文件;
②以商会名义向国家机关、省(市、县、区、街道、乡镇)党政机关和有关部、局、委发出的重要公函和文件;
③以商会名义与其他同级商会(部门)之间的文件公函和联合发文等;
④以商会名义与其他单位(部门)之间业务往来的文件公函和联合发文等;
⑤商会工作人员行政人事关系的办理;
⑥经商会会长批准的其他事项。
1.2.2合同专用章
         以商会名义签订的各种合同(协议)。
1.2.3 财务专用章
         商会财务管理系统有关银行支票、凭证、账表,商会股票、债券,商会发票、收据、财务报表,税务申报等业务。
   1.2.4 商会会长名章
         需使用商会会长名章办理商会登记(变更)备案、财务、签署合同(协议)等事宜。
   1.2.5商会执行秘书长名章
   1.2.6商会其它印章
         详见商会《印章使用范围明细表》
2 印章管理
2.1 商会行政章、合同专用章、财务专用章、会长名章、执行秘书长名章由商会会长授权指定印章管理部门和管理人员;
2.2 商会印章的施印人为印章管理人员;
2.3印章管理人员不在时,应由印章管理授权人指定印章管理的代理人;
2.4印章管理人员负责按商会印章管理制度保管和使用指定印章,对未经印章管理授权人批准用印的文件,不得擅自用印;如有违反规定使用印章,由印章管理人员承担一切经济与法律责任;
2.5 商会印章未经印章管理授权人批准,严禁在商会以外的场合使用;
2.6 所有商会印章和部门人员名章都要在办公室进行登记,办公室应按印章管理制度将每个印章建立印章台账登记单,并将此账永久保存;
2.7 商会印章发生被盗、丢失、损坏的情况时,印章管理人员应及时向印章管理授权人和办公室递交报告说明原因。同时办公室根据商会会长的指示,采取紧急措施妥善处理,并及时按相关部门的要求刻制新的印章。
3 印章使用注意事项
3.1商会印章、部门人员名章一律使用红色印泥或红色水性印色;
3.2使用印章时要注意用印端正,上不压正文,下不压日期;
3.3合同(协议)类等重要文件必须加盖骑缝章;
本规定从批准之日起执行。